کلید مدیریت زمان

ما در دنیای شلوغی زندگی می کنیم، جایی که همه مشغول کارهای خود هستند – چه در دفترکار، چه در مدرسه و چه در خانه. آنقدر سرمان شلوغ هست که حتی احساس می کنیم کاش روزها طولانی تر از ۲۴ ساعت بودند.

مخصوصا برای کارآفرین ها و آزادکارها زمان نقش بسیار مهمی در کار ایفا می کند چون هم باید زمان کافی برای انجام دادن کارها داشته باشند، هم زمان کافی برای توسعه کار خود و هم زمان کافی برای کارهای دیگر مثل غذا خوردن و استراحت کردن.

برای افرادی که کارهایشان از زمانشان بیشتر است بهترین راه برای رسیدن به تمام کارهایشان استفاده از فن مدیریت زمان است. برای کاهش استرس، افزایش کارایی و همین طور کاهش زمان بین تعیین هدف و رسیدن به آن می توانید از این کلید مدیریت زمان استفاده کنید.

ک – کاهش عوامل مزاحم

همه ما از جمله خودم با ندای وسوسه انگیز تنبلی آشنا هستیم. در دنیای امروزی عوامل مزاحم همه جا هستند و دست از سرتان بر نمی دارند. تلویزیون، اینترنت، مسیج ها و البته از همه مهم تر شبکه های اجتماعی. همه این ها برای مدیریت زمان مزاحمت های بزرگی محسوب می شوند. اگر در خانه کار می کنید، وسایلی مانند تخت گرم و نرم تان هم می تواند مزاحمت به حساب بیاید. ولی باید در برابر این مزاحمت ها شما پیروز شوید.

تا جایی که می توانید خود را از عوامل مزاحم دور کنید. پشت میزی بنشینید که هیچ تلویزیونی اطرافش نباشد.گوشی خود را در اتاق دیگری بگذارید. اگر امکانش هست اینترنت خود را خاموش کنید یا اگر نمی توانید، طوری زمان بندی کنید که هر ۲ ساعت یک بار فقط ۱۰ دقیقه از اینترنت برای کارهایی غیر از کار اصلی تان استفاده کنید.

ل – لیست اولویت ها

دانستن اولویت ها برای استفاده بهتر از زمان ضروری است. اولویت بندی سبب می شود که شما کارهای مهم تر را اول از همه انجام دهید و در نتیجه کارهایتان منظم تر و موثر تر پیش می روند. اولویت بندی کارها به چندین شکل مختلف انجام می شود. به عنوان مثال اگر کارهای شما باید در زمان معین به اتمام برسد، کارهایی که زمان اتمام نزدیک تری دارند در صدر لیست اولویت ها قرار می گیرند.

هر چند ممکن است همیشه زمان اتمام کارها عامل اصلی برای اولیت بندی نباشد. در این صورت می توانید کارهای سنگین تر و بزرگ تر و یا کارهایی که از نظر خودتان مهم تر هستند را در بالای لیست اولویت های کاری خود قرار دهید. قرار دادن کارهای کوچک تر و کم اهمیت تر در انتهای این لیست باعث می شود تمرکز بیشتری روی کارهای مهم تر خود داشته باشید. بنابراین همیشه در نظر داشته باشید که اولویت بندی کارها بر اساس زمان اتمام، حجم کار یا میزان اهمیت آن می تواند تاثیر زیادی روی افزایش تمرکز داشته باشد.

ی – یادداشت برداری ( با قلم، نه با کیبورد )

در عصر حاضر دیگر کمتر کسی از خودکار و مداد و این نوع وسایل نوشتن استفاده می کند و اکثر افراد به کیبورد روی آورده اند. اما بزرگان فن مدیریت زمان این را می دانند که قلم ها هنوز هم بسیار پر اهمیت هستند.

نوشتن به شما این امکان را می دهد که کارهای پیش روی خود را ببینید، ایده هایی که با تکمیل آن کارها مرتبط هستند را به خاطر بسپارید و از همه مهم تر وقتی کاری را انجام می دهید و روی آن خط می کشید احساس خوشایندی را برای شما فراهم می کند. شما می توانید از قلم برای نوشتن لیست ها، اولویت بندی کارها، یادداشت کردن ایده ها، کشیدن طراحی ها روی کاغذ و نوشتن جداول بهره ببرید. تقریبا همه همین عقیده را دارند که استفاده از یک قلم معمولی برای انجام این کارها بسیار راحت تر و بهتر از استفاده از یک نرم افزار خاص است. پس خودکارهای خود را از کمد خود بیرون بیاورید و دوباره با آنها آشتی کنید.

د – دنبال کردن مرحله به مرحله اهداف

تا به حال سعی کرده اید یک سیب را به طور کامل در دهان خود جای دهید؟ هیچ کس یک سیب کامل را یک جا نمی خورد، معمولا آن را به قطعات کوچک تر تقسیم می کند و قسمت به قسمت آن را می خورد. همین موضوع در مورد فن مدیریت زمان هم صادق است. اگر بخواهید کارهای بزرگ را یک جا انجام دهید زود خسته می شوید و احتمال اینکه حواس تان از کار پرت شود زیاد می شود. اما اگر این کارها را به قسمت های کوچک تر تقسیم کنید، اتمام آنها هم ساده تر می شود و هم نتیجه بهتری خواهد داشت چون آن کار را با خستگی انجام نداده اید.

در مورد زمان با خودتان صادق باشید و یک برنامه زمانی خوب برای انجام دادن آن کار در مراحل هفته به هفته، روز به روز یا حتی ساعت به ساعت تنظیم کنید و سعی کنید تا زمان مقرر برای اتمام آن کار همه چیز را مرحله به مرحله پیش ببرید. هر وقت که یکی از مراحل کار را به خوبی به اتمام رساندید به خود یک جایزه بدهید. این جایزه می تواند ۵ دقیقه استفاده بیشتر از اینترنت برای کارهای دیگری همچون شبکه های اجتماعی باشد، یا یک خوراکی خوشمزه یا تماشای تلویزیون. جایزه دادن به خودتان باعث می شود تشویق شوید که مراحل دیگر کار را هم با دقت انجام دهید.

نتیجه

مدیریت زمان معمولا کار زیاد آسانی نیست ولی با وجود این کلید می توانید تا حد زیادی از سختی آن بکاهید. شما هم نکته ای کاربردی برای مدیریت زمان در ذهن دارید؟ حتما ما را از این نکات با خبر سازید.