چگونه هوشمندانه‌تر کار کنیم؟

وقتی پای صحبت فریلنسرها می‌نشینید، اکثر فریلنسرها از وقت کم آوردن می‌نالند. می‌گویند که کاش روز بیشتر از ۲۴ ساعت بود تا می‌رسیدیم کارهایمان را انجام دهیم یا کاش کمتر کار می‌کردیم و مسائلی از این قبیل. اگر راستش را بخواهید این مشکل از سری مشکلاتی است که من هم بعضی اوقات با آن سر و کار دارم. اتفاقات روزمره،‌ قرارهای بی‌برنامه، مشکلات خانوادگی و مشکلات در محل کار، امتحان و .. باعث می‌شوند که بعضی اوقات کارهای شما تل‌انبار شود و نتوانید طبق برنامه خود پیش بروید.

در این نوشته می‌خواهم چند خطی در مورد این که چگونه هوشمندانه‌تر (نه بیشتر) کار کنیم، بنویسم. کار هوشمندانه باعث می‌شود که در مدت زمان کوتاه بازده بهتری داشته باشید و در کنار انجام کارهای مربوط به شغلتان، وقت بیشتری برای انجام فعالیت‌های خارج از برنامه داشته باشید که به خصوص در حوزه آزادکاری به دردتان می خورد. شما را به خواندن این چند مورد دعوت می‌کنم:

۱- اهداف خود را بشناسید!

روزی را تصور کنید که وارد محل کار خود می‌شوید، کامپیوتر را روشن می‌کنید و می‌خواهید کارتان را شروع کنید. سری به فیس‌بوک می‌زنید، توییتر را چک می‌کنید و فیدهای خود را می‌خوانید. اما هیچ میلی و انگیزه‌ای برای انجام تسک‌های کاری ندارید و تنها فکر و ذکرتان اتمام ساعت کاری و برگشت به منزل است. به راستی چرا این اتفاق می‌افتد؟

مهم‌ترین مسئله‌ای که می‌شود به آن اشاره کرد این است که شما نمی‌دانید برای چه چیزی باید کار کنید و چه هدفی را دنبال کنید. بهترین روش برخورد با این داستان، انتخاب اهداف هفتگی، ماهیانه و سالیانه است. وقتی بدانید که با کسب درآمد به چه هدفی می‌رسید و چه چیزی را بدست می‌آورید، قطعا آمادگی بیشتری برای کار دارید و اولویت بالاتری برای آن در نظر می‌گیرید.

شاید برخی از فعالیت‌های اضافه خود را از بین ببرید تا هدفتان بیشتر در راس قرار گیرد. اگر هدفی برای خود تنظیم می‌کنید، بهتر است که بیشتر جلوی چشمتان باشد. نوشتن این اهداف در یک فایل متنی در کامپیوتر یا تبلتتان انتخاب خیلی خوبی نیست! اهداف می‌بایست در اولین نگاه ذهن شما را تسخیر کنند.

مثلا می‌توانید آنها را در کاغذی کوچک بنویسید و به مانیتورتان بچسبانید. یا اگر قصد سفر به جایی را دارید، می‌توانید عکسی از آن محیط را به دیوار اتاقتان بچسبانید. طوری که واقعا احساس کنید باید به آن اهداف برسید و ذهن ناخودآگاه شما خود را برای رسیدن به آنها موظف بداند.

۲- مدیریت زمان خود را به دست بگیرید

اگر از تقویم استفاده می‌کنید و کارهای خود را بر روی آن می‌نویسید‍، سعی کنید تا پایان تایم کاری به آن پایبند باشید. اگر قرار است امروز ۶ ساعت کار کنید و ۴ تسک را به پایان برسانید، پس لطفا آن ۶ ساعت را مشخص کنید.

بعضی اوقات این که شما نمی‌دانید چه زمانی می‌بایست کار خود را آغاز کنید، باعث می‌شود که وقت فراوانی از دست بدهید. به طور مثال اگر می‌خواهید ساعت ۸ صبح کار خود را شروع کنید، دیگر اجازه ندهید که اتفاقی باعث شود که تقویم روزانه شما بهم بخورد.

اگر دوستتان می‌خواهد که با شما بیرون برود، طوری برنامه‌ریزی کنید که پس از ۶ ساعت کاری‌تان باشد. شاید اگر قبل از شروع کارتان، بیرون از محل کارتان بروید، اتفاقات متفاوتی باعث شوند که دیرتر به آنجا برگردید و کارهای امروزتان به فردا موکول شود.

۳- خاموش کنید!

اکثر ما به جز وسیله اصلی کارمان، چندین گجت و دیوایس مختلف نیز داریم که برخی از کارهایمان را با آنها انجام می‌دهیم. وجود برخی از این وسایل باعث می‌شود که شما کارتان را بهتر انجام دهید. مثلا وجود یک تبلت باعث می‌شود که ما تقویممان را سریع‌تر از هرحالتی ببینیم و بدانیم که باید چه کار کنیم. خوب بودن این گجت‌ها یک مسئله و پرت کردن حواس ما هم یک مسئله!

همیشه افرادی هستند که در زمان کاری با شما تماس می‌گیرند و پس از مدت‌ها به یاد شما می‌افتند (احتمالا کامپیوترشان روشن نمی‌شود) و از شما می‌خواهند که آنها را راهنمایی کنید. بعضی اوقات این تلفن‌ها چندین دقیقه طول می‌کشد و شما را از کارهای خود باز می‌دارد. خوشبختانه تلفن‌های همراه به تکنولوژی‌هایی همچون سایلنت، Airplane mode و حتی خاموش شدن دست یافتند و می‌توانید در زمانی که قبلا مشخص کرده‌اید، از آنها کمک بگیرید.

اگر از اپلیکیشن‌های ایمیل بر روی دیوایس‌های مختلف خود استفاده می‌کنید، بهتر است که نوتیفیکیشن های آنها را در زمان کار خاموش کنید. می‌توانید پس از اتمام ساعت کاری مشخص شده، ایمیل‌های خود را پاسخ بدهید، به تماس‌های از دست رفته رسیدگی کنید و به کارهای دیگرتان همچون بیرون رفتن،‌ سرگرم شدن، مطالعه و .. برسید.

این که به خودتان اطمینان بدهید پس از به طور مثال ۶ ساعت کار کردن، به کارها و تفریحات دیگرتان هم می‌رسید به طور ناخودآگاه باعث گسترش تمرکزتان می‌شود و شما را در مسیری که برای خود مشخص کرده‌اید، هدایت می‌کند.

۴- از یک سیستم مدیریت کار استفاده کنید

آیا اطلاعات پروژه را هنوز روی ایمیل خود نگاه‌ می دارید یا در دفترچه خود چندخطی در مورد آن یادداشت کرده‌اید و همیشه آن اطلاعات «مهم» را فراموش می‌کنید؟ همانطور که قبلا هم در یک ادمین اپلیکیشن واندر لیست را معرفی کردم و البته در وبلاگ شخصی خودم هم گفتم که با چه ابزارهایی روزم را برنامه‌ریزی می‌کنم، به شما پیشنهاد می‌کنم که مدیریت پروژه‌های خود را به ابزارهایی همچون ترلو که باز هم قبلا درباره آن در اینجا نوشتیم بسپارید.

سیستم‌هایی همچون ترلو ایجاد شده‌اند که شما بتوانید با همکاران خود تعامل داشته باشید، برای آن‌ها تسک بنویسید، تسک‌های خودتان را مرتب کنید و بدانید که امروز و فردا دقیقا چه کاری را باید انجام دهید.

۵- بهترین زمان کار کردن را انتخاب کنید

انکار این ماجرا که همه انسان‌ها مثل هم نیستند بسیار دشوار است! هر انسانی با توجه به علایق خود و دیگر فاکتورها، در یک زمانی از روز بهتر و بیشتر کار می‌کند؛ بعضی‌ها کار در شب را ترجیح می‌دهند و بعضی هم صبح‌ها را ترجیح می‌دهند.

شاید شما هنوز نمی‌دانید که چه زمانی بهتر از بقیه زمان‌ها کار می‌کنید، توصیه من این است که چند روزی ساعات و بخش‌های مختلف روز را امتحان کنید و ببینید که کدامیک حس بهتری به شما می‌دهد و بازده چه بازه‌ای از روز بیشتر است.

بعد از این که مشخص کردید چه ساعاتی بهتر کار می‌کنید، برای خود یک ساعت کاری مشخص کنید. مثلا بگویید من طی هفته آینده به روزی ۶ ساعت کار نیاز دارم تا کارهایم را به پایان برسانم؛ آن ۶ ساعت را مشخص کنید و برای الباقی روزتان برنامه‌ریزی کنید. آن وقت ببینید که چگونه بهتر کار می‌کنید و بازده‌تان چقدر بیشتر می‌شود!

۶- استراحت را فراموش نکنید

همه ما باید در روز کارهای مختلفی را انجام دهیم که بعضی از آن‌ها را دوست داریم و بعضی دیگر را نه! اما به هرحال، باید انجام شان دهیم. بعضی از این کارها شدیدا باعث خستگی ما می‌شوند و باید طوری زمان و انرژی‌مان را بین تسک‌هایی که از پیش مشخص کرده‌ایم تقسیم کنیم که به خاطر خستگی کاری آنها را به فردا موکول نکنیم.

حالا چگونه در بین کارمان استراحت کنیم؟ مسئله خیلی ساده است، می‌توانیم زمان خود را به بازه‌های ۴۵ دقیقه‌ای و ۱۵ دقیقه‌ای تقسیم کنیم. ۴۵ دقیقه که کار کردیم، ۱۵ دقیقه از پشت میزمان بلند شویم، به اتاق دیگری برویم یا حتی دراز بکشیم و به موسیقی دلخواهمان گوش کنیم؛ یا برویم و برای خود قهوه آماده کنیم. یا این ۱۵ دقیقه را به دور از هرگونه فکر به الباقی کارها، ساز بنوازیم.

۱۵ دقیقه زمان خوبی هم برای شنیدن یک موسیقی و هم برای نواختن آن است! لطفا در این ۱۵ دقیقه هرکاری بکنید،‌ اما از اتاقتان بیرون بروید و یا حداقل پشت میز کارتان نباشید. بگذارید که ذهنتان استراحت کند و برای ۴۵ دقیقه دیگر حداکثر انرژی را داشته باشد. خیلی بهتر است که برنامه‌ را بهم نریزید و حتی از آلارمی برای رعایت قانون ۴۵/۱۵ دقیقه استفاده کنید.

امیدوارم که چند بخش یاد شده در متن نوشته، باعث ایجاد جرقه‌ای در جهت بهتر کار کردن در ذهن شما شده باشد. اگر ایده‌ای در جهت تکمیل این متن دارید، ممنون می‌شوم از بخش نظرات آن را به اطلاع من برسانید تا نظر شما در خود نوشته‌ هم به کار رود.