ما چگونه در یک ادمین پروژه‌هایمان را مدیریت می‌کنیم؟

مهم نیست که شرکت هستید یا در خانه به عنوان فریلنسر کار می‌کنید؛ همیشه باید حواستان به پروژه‌های باز و وضعیت آنها باشد تا چیزی را از دست ندهید. به طور کلی مدیریت پروژه یکی از بخش‌های سخت کار ماست چون باید در لحظه هم حواسمان به ددلاین پروژه‌ها باشد، هم باید سر وقت کارهایمان را انجام دهیم و بدانیم که هرکدام از اعضای تیم در چه وضعیتی قرار دارد.

در این نوشته می‌خواهم در مورد این بنویسم که ما در یک ادمین چگونه پروژه‌هایمان را مدیریت می‌کنیم و از چه ابزارهایی استفاده می‌کنیم.

مرحله اول – آنالیز و بررسی پروژه

در واقع اولین کاری که پس از عقد قرارداد می‌کنیم این است که پروژه را از تمامی جوانب بررسی می‌کنیم و مشخص می‌کنیم که چقدر زمان نیازداریم تا بتوانیم به درستی پروژه را انجام دهیم و قبل از سررسیدن deadline آن بتوانیم پروژه را تحویل دهیم. با توجه به این که ما در یک ادمین فقط برروی سئو کار می‌کنیم، از ابزارهای زیر برای آنالیز پروژه‌ها استفاده می‌کنیم:

• سرویس Opensiteexplorer – برای بررسی لینک‌ها
• ابزار  Moz Pro Keyword difficulty – برای بررسی رقابت کلمات کلیدی و فاکتورهای مختلف
• نرم‌افزار Screaming frog – برای crawl کردن و پیدا کردن مشکلات فنی سایت
• ابزار GTmetrix – برای بررسی Performance سایت‌ها

بخشی از فرایند آنالیز با توجه به تجربه‌ای که طی این مدت کسب کردیم به صورت دستی انجام می‌شود. مثل بررسی کدها، بررسی آمارگیرهایی نظیر Google Analytics و بررسی اطلاعات مختصری که الکسا در اختیارمان قرار می‌دهد. پس ازاین که با جوانب فنی پروژه آشنا شدیم، با مشتری صحبت مختصری در مورد محصولات، نحوه کار آنها و این که چگونه محصولاتشان را می‌فروشند صحبت خواهیم کرد و طبق این اطلاعات برای پروژه در مرحله بعد برنامه‌ریزی می‌کنیم.

مرحله دوم – برنامه ریزی

پس از این که آنالیز را به خوبی انجام دادیم، وارد مرحله برنامه ریزی می‌شویم. ما برای این کار از ترلو استفاده می‌کنیم که قبلا در نوشته «پروژه های خود را به سبک ترلو مدیریت کنید» در موردش توضیح داده‌ایم. مشکلی که چند وقت پیش با آن درگیر بودیم مدیریت بوردها بود. زمانی که تعداد پروژه‌ها از ۶ عدد به صورت همزمان بیشتر می‌شد مدیریت بوردها بسیار بسیار دشوار می‌شد و زمان فراوانی از ما می‌گرفت؛ به همین خاطر یک بورد اصلی برای کل پروژه‌های سئوی یک ادمین ایجاد کردیم و برای هر پروژه یک لیست در نظر گرفتیم تا بتوانیم راحت‌تر پروژه‌ها را مدیریت و زمان‌بندی کنیم. حالا راحت‌تر می‌توانیم ببینیم که هر پروژه در چه وضعیتی قرار دارد.

مرحله سوم – کار کار کار

در مرحله آخر هر کس با توجه به تسکی که برایش در نظر گرفته شده شروع به کار می‌کند و با تیک زدن لیست‌ها و منشن کردن، من را در جریان اتمام آن تسک قرار می‌دهد. من هم پس از بررسی مختصر، آن کارت را آرشیو می‌کنم و تسک‌های جدید را به اعضای گروه Assign می‌کنم.

اگر مشکلی حین کار پیش بیاید یا از طریق بخش نظرات ترلو با هم ارتباط برقرار می‌کنیم و یا اگر هم مسئله نیاز به گفت‌وگوی خارج از ترلو باشد، از طریق ایمیل یا جی‌تاک این کار را انجام می‌دهیم. البته نباید از کاربرد مفید اسکایپ هم گذشت که بسیاری از جلسه‌‌های آفلاین مارا به جلسات آنلاین تبدیل کرده است.

مرحله چهارم – گزارش‌گیری و پرداخت

اکثر اوقات گزارش‌ها توسط من ارسال می‌شوند؛ من از ابزار Pages برای ارسال گزارش و از ابزار SERank برای بررسی رتبه کلمات کلیدی استفاده می‌کنم. من یک سری template ثابت برای گزارش‌های هفتگی و ماهیانه دارم که بر اساس اطلاعاتی که به تازگی به‌دست آمده است، آنها را پر می‌کنم و برای مشتریان ارسال می‌کنم.

اعضای گروه هم برای این که بدانند برای هر تسک چه مقدار زمان مصرف کردند، از Google Drive استفاده می‌کنند و آنجا اطلاعات مربوط به زمان‌های کاری و تسک‌های به پایان رسیده را درج می‌کنند که در زمان پرداخت از آن اطلاعات بتوانیم استفاده کنیم.

از طرفی من هم برای مدیریت پول‌ها و حساب‌هایم (پس از بررسی‌های زیاد) از ابزار جیب استفاده می‌کنم که در نوع خود ابزار بسیار مناسبی به شمار می‌رود. اما امیدوارم که هرچه‌ سریع‌تر نسخه IOS آن نیز منتشر شود و بتوانیم از این ابزار حداکثر استفاده را ببریم.

امیدوارم با خواندن اطلاعات فوق در مورد یک ادمین، بیشتر با نحوه کاری ما آشنا شوید و از این تجربیات هرچند مختصر ما بتوانید استفاده کنید.