خلاقیت می خواهید؟‌ دفتر کارتان را تمیز کنید !

هی٬ کسی شماره تلفن کسی که قرار بود باهاش مصاحبه کنم رو ندیده؟ یک طرح خیلی خوب برای بلاگ کشیده بودم، کجا گذاشتمش؟ یه ایده خوب برای یه پست تو وبلاگم به نظرم اومده بود که روی یک کاغذ نوشته بودمش، حالا کاغذ رو کجا انداختم؟

اگر این افکار در سر شما موج می زنند، به شما قول می دهم میز و محیط کار شما به یک تمیز کاری حسابی احتیاج دارد. اما اگر مدت هاست که فقط به این مسائل فکر می کنید و در انباری از خرت و پرت ها مشغول به کار هستید دیگر واقعا باید به فکر مرتب کردن باشید. آن هم به صورت اورژانس!

حتی اگر در کامپیوتر خود همه چیز را سر جای خود و در فولدر مناسب خود قرار داده باشید، ولی محیط کار شما با توجه به حرفه تان که وبلاگ نویسی هست مسلما پر است از کاغذ ها، مجله ها، روزنامه ها، کارت ها، سی دی ها، هارد ها و…

به شما قول می دهم اگر به همین ترتیب ادامه دهید، زندگی وبلاگی شما تشکیل خواهد شد از: ۱۰ درصد به دست آوردن ایده، ۱۰ درصد نوشتن ایده ها و ۸۰ درصد جست وجو محیط کاری به دنبال همان چیزی که دو دقیقه پیش جلوی چشمتان بود. اما چه کنیم که اینطور نشود:

آماده شدن:

اگر به خوبی آماده شوید، موفق خواهید شد. اول از همه ذهن خود را برای داشتن یک محیط کار تمیز و مرتب آماده کنید. بله! شما می توانید! شما واقعا می توانید در یک محیط واقعا تمیز کار کنید.

اگر تا به حال به فکر تغییر وسایل محیط کارتان نبودید همین الان بهترین زمان است. هر چیزی که فکر می کنید نیاز به تغییر دارد یا اگر فکر می کنید چیزی کم است، همه را در نظر بگیرید. صندلی تان راحت است؟ میز کارتان چطور، اندازه اش خوب است؟‌ یک میز کوتاه تر برای لیوان قهوه ( دوست جدایی ناپذیر بلاگر های حرفه ای ) فکر خوبی است. نور اتاق چطور است؟ بهتر است از نور آباژور کمک بگیرید. به همه چیز فکر کنید و سعی کنید در ذهن خود از محیط کاری فعلی خود یک محیط کار ایده آل بسازید.

حالا شروع می کنیم و در واقعیت دست به کار شویم؛

قدم اول –  از نو شروع کنید:

این که چقدر روی تمیز کاری وقت باید گذاشت به میزان نامرتب بودن محیط کاری تان بستگی دارد. شاید لازم باشد یک روز کامل را به این کار اختصاص دهید. اگر نمی توانید یک روز کار خود را رها کنید، چند روز سخت کار کنید و پست های زیادتر از معمول بنویسید و سپس پست ها را زمان بندی کنید تا روزی که مشغول تمیز کاری می شوید پست ها خود به خود منتشر شوند.

چند عدد کارتن جور کنید تا بتوانید اسباب ها را توی آنها بگذارید. بعضی از کارتن ها را به عنوان سطل زباله در نظر بگیرید و در سمت چپ خود قرار دهید. یادتان نرود این کارتن ها را با ماژیک علامت گذاری کنید تا با بقیه اشتباه گرفته نشوند. مثلا روی آنها بنویسید « به درد نخور » یا هر چیز دیگری که به نظر خودتان شایسته آنهاست!

جعبه های سمت راست شما از چیز هایی پر خواهند شد که به آنها نیاز دارید. می توانید روی آنها بنویسید « وسایل دفتر کار » یا « وسایل ضروری » یا « وسایل کامپیوتر » یا « پرونده ها » یا « وسایل ضروری ».

حالا مرحله کمی سخت تر فرا می رسد. به ترتیب هر کدام از وسایل خود را برداشته و توی یکی از جعبه ها بریزید. دقت کنید که وسایل را در جعبه های درست قرار دهید. قبل از اینکه یک وسیله را در جعبه های سمت چپ بگذارید خوب فکر کنید و ببینید آیا واقعا دیگر به آن نیازی ندارید؟ همین کار را برای جعبه های سمت راست انجام دهید. آیا واقعا این وسیله مفید است و می خواهید نگاهش دارید؟

اگر یک مشت کاغذ دارید که برخی از آنها مهم هستند، با دقت و آرامش کامل همه آنها را بررسی کرده و از برگه های دیگر جدا کنید. حالا ورقه های مهم را توی جعبه های سمت راست و ورقه های نه چندان مهم را توی جعبه های سمت چپ بگذارید.

هر چه که مربوط به کامپیوتر می شود ولی به کامپیوترتان وصل نیست، توی جعبه « وسایل کامپیوتر » می شود. حافظه های کوچک USB، بکاپ درایور ها، میکروفون ها، کیبورد ها و هدفون های بی سیم که به کامپیوتر متصل نیستند وارد این جعبه می شوند.

به این کار ادامه دهید تا دیگر چیزی باقی نماند. هدف از این کار این است که از شر چیز هایی که نیازی به آنها ندارید خلاص شوید. چیزی که در آخر باید مشاهده کنید یک محیط کار است که همه وسایل آن به جز کامپیوتر و ابزاری که به آن متصل هستند در جعبه های جداگانه قرار گرفته اند.

اگر کشو و کمد هم دارید، سراغ آنها هم بروید. همه جا را خالی کنید و وسایل را در جعبه های مورد نظر بگذارید.

قدم دوم: تمیز کنید:

در این مرحله یک دستگاه که بتواند هوا را با فشار به بیرون بدمد خیلی به دردتان می خورد. می توانید از جاروبرقی هایی استفاده کنید که این قابلیت را دارند یا دست کم از فوت خودتان استفاده کنید ( البته تاثیر خیلی کمی دارد ولی از هیچ بهتر است ). صفحه رویی کیبورد را به سمت پایین قرار دهید ( یعنی کیبورد را برگردانید ) و سپس هوا را به داخل آن بدمید تا گرد و خاک بین کلید های کیبورد خارج شوند. اگر کمی به کامپیوتر وارد هستید، پوشش کیس کامپیوتر را جدا کرده و گرد و خاک را با دمیدن هوا به داخل کیس از آن خارج کنید. اگر هم نمی توانید خودتان این کار را بکنید از فرد دیگری کمک بگیرید.

یک دستمال نرم مرطوب ( نه خیس ) بردارید و سطح همه وسایل خود را با آن پاک کنید. هنگام تمیز کردن وسایل کامپیوتری با دقت بیشتری عمل کنید، مثلا برای تمیز کردن کلید های کیبورد کمی ملایمت به خرج دهید. کمد ها و کشو ها را فراموش نکنید. همه جا را پاک کنید.

در مورد صفحه نمایش ها از یک دستمال خیلی نرم ( مثل همان دستمال های مخصوص پاک کردن شیشه عینک ) استفاده کنید و هرگز از مواد شیمیایی مثل شیشه پاک کن ها برای تمیز کردن اسکرین ها استفاده نکنید. فقط آب، آن هم خیلی کم. در ضمن آب را به اسکرین نپاشید، بلکه آب را با آبپاش به دستمال بپاشید بعد با همان دستمال نرم و نمدار سطح اسکرین را پاک کنید.

قدم سوم: وسایل کامپیوتری را مرتب کنید:

نگاهی به کامپیوتر خود بیاندازید. سیم ها زیادی به هم پیچیده اند؟ همه سیم ها را از کامپیوتر جدا کرده و دوباره و این بار کاملا منظم به کامپیوتر متصل کنید. اگر سیمی کم دارید آن را تهیه کنید. اگر نیاز به پریز بیشتری دارید می توانید از تبدیل هایی که چند پریز دارند استفاده کنید. ضمنا بهتر است این تبدیل ها محافظ جریان برق داشته باشند، چون برق نوسان دارد و می تواند به کامپیوتر و وسایل آن صدمه بزند ( خود من به خاطر همین موضوع لپ تاپم را از دست دادم )

حالا همه وسایلی که در جعبه « وسایل کامپیوتر » قرار داده بودید را به دقت و سر حوصله در جای مناسبی قرار دهید تا به راحتی به همه آنها دسترسی داشته باشد. وسایل کوچک و ریز مثل فلش مموری ها را از جعبه بیرون نیاورید، بعدا درباره آنها تصمیم می گیریم.

مطمئن شوید که کیبورد و موس در جای مناسبی قرار دارند و شما می توانید به راحتی از آنها استفاده کنید. اگر از دیگر دستگاه ها در هنگام وبلاگ نویسی استفاده می کنید ( مثل هدست ها )، مطمئن شوید آنها هم در جای درستی قرار دارند.

حالا یک جا برای وسایل کوچک مثل فلش مموری ها درست کنید. این جا می تواند یک لیوان کوچک یا هر چیز دیگری مثل آن باشد. هدف آن است که یک محل مناسب برای نگه داری وسایل کوچک داشته باشیم تا هیچ وقت هیچ چیز گم نشود.

هارد های خود را برای بکاپ اطلاعات دم دست خود نگاه دارید. می توانید روی تقویم خود روز های معینی را مشخص کنید تا به صورت مرتب اطلاعات کامپیوتر خود را بکاپ بگیرید. حتی می توانید از سیستم هایی که به صورت اتوماتیک از اطلاعات بکاپ می گیرند استفاده کنید. همچنین توجه کنید که از چند روش برای بکاپ استفاده کنید تا اگر یکی از حافظه های دارای بکاپ مشکلی پیدا کرد بتوانید از یک حافظه دیگر استفاده کنید.

قدم چهارم:‌ رسیدگی به لوازم دفتر کار:

یک چیز را خوب به خاطر بسپارید: اگر از چیزی به صورت دائم و هر روز استفاده نمی کنید، پس نباید آن را روی میز کار خود بگذارید. میز کار دقیفا همان چیزی است که از معنای کلمه آن می توان فهمید: یک میز برای کار. نه یک میز برای نگه داری وسایل مختلف. می توانید خط کش، خودکار، مداد، پرگار و دیگر وسایل را توی کشوی میزتان قرار دهید. البته اگر هر روز از آنها استفاده می کنید هم کشوی میزتان می تواند جای مناسبی برای آنها باشد چون میز کار نباید خیلی شلوغ شود. همیشه سعی کنید کشو ها را مرتب نگاه دارید تا به هم ریختگی به وجود نیاید.

وقتی میز کارتان خلوت باشد، در واقع ذهن شما تشویق می شود تا بیشتر خلاق باشد و در این صورت تمرکز برای انجام کار اصلی یعنی وبلاگ نویسی به شدت بیشتر خواهد بود.

قدم پنجم: سر و سامان دادن به پرونده ها:

حالا برویم سراغ جعبه « پرونده ها ». حتما با پوشه ها آشنا هستید. در این مرحله پوشه ها خیلی به دردتان می خورند. اگر پوشه ندارید می توانید با هزینه خیلی کمی چند تا پوشه تهیه کنید. حالا کاغذها را دسته بندی کنید و کاغذ های به هم مرتبط را در یک پوشه قرار دهید. سعی کنید هر پوشه حاوی کاغذ هایی درباره فقط یک موضوع خاص باشد و موضوعات را با هم قاطی نکنید. می توانید روی هر کدام از پوشه ها برچسب بگذارید و عنوان هر پوشه را روی آنها بنویسید تا راحت تر آنها را پیدا کنید. یکی از کشو های میز خود را به پوشه ها اختصاص دهید و به صورت خیلی مرتب پوشه ها را در آن کشو قرار دهید. اینگونه خیلی ساده می توانید وقتی عجله دارید به برگه های مورد نظر خود به سرعت دسترسی پیدا کنید.

قدم ششم: موارد ضروری:

نوبتی هم باشد نوبت جعبه وسایل ضروری است. این جعبه معمولا موارد کمی را به خود اختصاص می دهد اما همه وسایل داخل این جعبه از درجه اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. هر کدام از وسایل این جعبه را دانه به دانه از جعبه خارج کرده و در مورد آن خوب فکر کنید. اگر یک برگه کوچک حاوی اسم یک شخص، شماره تلفن یا ایمیل باشد فورا اطلاعات را وارد اسمارت فون یا کامپیوتر خود کنید تا هیچ وقت گم نشود. سپس آن برگه را دور بیاندازید چون دیگر به دردتان نمی خورد.

اگر یک برگه حاوی ایده های کاری تان به خصوص ایده ای برای یک پست برای بلاگ باشد، یکی از نرم افزار های نوت نویسی خود را باز کنید و آن را تایپ کنید و ذخیره کنید. می توانید از Evernote استفاده کنید ( مثل من ) که امکانات فوق العاده خوبی دارد، به خصوص برای وبلاگ نویس ها.

اگر یک عکس است یا یک تکه از روزنامه که مطلب مهمی در آن وجود دارد، می توانید آن را اسکن کنید تا هر وقت خواستید از آن استفاده کنید. مسلما این کار بهتر از نگه داشتن عکس یا یک تکه روزنامه است.

برای هر کدام از وسایل ضروری خود یک جای مناسب پیدا کنید یا آنها را به کامپیوتر منتقل کنید. این کار را ادامه دهید تا جعبه خالی شود. خوب! این جعبه هم تمام شد. برویم مرحله آخر:

قدم هفتم: تمامش کنید:

قبل از اینکه در حال لذت بردن از اتاق کار تمیز خود پشت میز خود بنشینید و شروع به نوشتن مطلب بعدی تان کنید، باید کار تمیز کردن را تمام کنید: جعبه وسایل به درد نخور. با این جعبه چه باید کرد؟

خوب با جعبه به درد نخور ها چه می توان کرد؟‌ مسلما باید آن را دور انداخت. پس جعبه را بردارید و بروید آن را به نزدیک ترین سطل زباله شهرداری بیاندازید. کار تمام است.

حالا می توانید روی صندلی مدیریتی خود لم بدهید و با آرامش خیال یک فنجان قهوه بخورید و شروع به نوشتن کنید. شک نکنید که حالا فکر خلاق تری برای کارتان دارید.