۶ نکته برای نوشتن ایمیل

چه فریلنسر باشید و چه کارمند یک شرکت باشید، در هر حرفه ای مشغول به کار باشید و در هر کجای دنیا که باشید بدون شک ایمیل بخش جدایی ناپذیری از زندگی و کار شما به حساب می آید. هر زمانی ممکن است ایمیلی از یکی از کارفرمایان و یا همکاران خود دریافت کنید که نیاز به یک پاسخ داشته باشد و یا اینکه خودتان به ارسال یک ایمیل احتیاج پیدا کنید.

Spam

اگر تا کنون توجه نکرده بودید باید بدانید که نحوه نوشتن ایمیل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و گاهی تاثیر شگرفی روی موقعیت های کاری شما می گذارد. اگر یک ایمیل به درستی و با رعایت اصول اساسی نوشته نشده باشد می تواند یک موقعیت بزرگ در کار را از شما بگیرد، در حالی که اگر ایمیل به شکل درست خود نوشته شود چه بسا یک موقعیت کاری فوق العاده برای شما به وجود بیاورد. در این مقاله ۶ نکته برای نوشتن صحیح ایمیل برای شما نوشته شده تا بتوانید با استفاده از این نکات درب را بر روی موقعیت های بزرگ بگشایید.

۱- موضوع را کاملا واضح بنویسد

موضوع ایمیل یا همان Subject اولین موردی است که در هر ایمیلی مورد توجه قرار می گیرد. پس نیاز است که به موضوع ایمیل توجه زیادی شود. بهتر آن است که موضوع ایمیل به طور شفاف و واضح و در عین حال خیلی کوتاه به موضوع اصلی مورد بحث در بدنه ایمیل اشاره کند. اگر ایمیلی برای ایجاد یک قرار ملاقات می نویسید حتما در موضوع ایمیل به عبارت قرار ملاقات اشاره کنید، یا اگر ایمیل شما باید هر چه زودتر خوانده شود حتما در موضوع ایمیل خاطرنشان کنید که این ایمیل حساسیت زمانی دارد.

این روزها ایمیل های اسپم بسیار زیاد شده اند و کمتر کسی پیدا می شود که همه ایمیل های خود را یک به یک بررسی کند چون می داند بسیاری از آنها بی اهمیت و اسپم هستند. بنابراین اگر موضوع یک ایمیل بی اهمیت و یا تکراری جلوه کند احتمال خوانده شدن آن خیلی کم است. بنابراین سعی کنید ایمیل شما بی اهمیت جلوه نکند و برای اینکار اولین نکته ای که باید به آن توجه کنید موضوع ایمیل شماست.

۲- از احوال پرسی های معمولی استفاده نکنید

اگر در حال ارسال یک ایمیل به چندین نفر هستید ممکن است یک « سلام » ابتدا جالب به نظر برسد ولی این کار باعث می شود از اهمیت ایمیل شما بکاهد. در زمان ارسال ایمیل معمولا بهتر است از احوال پرسی های رسمی و کمی طولانی تر از یک سلام استفاده شود مگر آنکه به یکی از دوستان خیلی نزدیک خود ایمیل بفرستید.

اگر در زمان ارسال ایمیل یک آشنایی مختصر با شخص مقابل داشته باشید می دانید که چطور باید ایمیل خود را شروع کنید. شروع یک ایمیل به شیوه ای که می دانید شخص مقابل آن را می پسندد ایمیل شما را خیلی حرفه ای تر جلوه می دهد. ممکن است به نظر کمی از وقت شما را به خود اختصاص دهد ولی مطمئن باشید که اگر چند دقیقه ای به نحوه شروع ایمیل فکر کنید و راه مناسب آن را پیدا کنید پشیمان نخواهید شد.

۳- به موضوع اصلی اشاره کنید

هیچ وقت کاری نکنید که مخاطب شما برای رسیدن به موضوع اصلی ایمیل ابتدا یک کتاب پر از مسائل حاشیه ای را بخواند چون اگر دیر به موضوع اصلی مورد بحث اشاره کنید ممکن است شخص مقابل اصلا هیچ وقت به آن نرسد و ایمیل را به طور کامل نخواند و آن را نیمه کاره رها کند.

اگر موضوع مورد بحث بیش از حد پیچیده و طولانی است بهتر است آن را با تماس تلفنی با شخص مورد نظر در میان بگذارید و یا حداقل موضوع را به بخش هایی کوچک تر تقسیم کنید و هر بار یک بخش را ایمیل کنید و وقتی در مورد آن بخش به نتیجه رسیدید، بخش بعدی را ایمیل کنید.

وقتی بحث خواندن یک متن در کامپیوتر یا اسمارت فون به میان می آید، چشم کاربران مثل اسکنر عمل می کند و در واقع موضوعات بی اهمیت را کنار می گذارند و فقط به مطالب مهم می پردازند. بنابراین بهتر است ایمیل خود را در پاراگراف هایی خیلی کوتاه بنویسید و اگر لازم بود از لیست های گلوله ای و یا شماره ای استفاده کنید.

۴- اطلاعات تماس را فراموش نکنید

اگر در شرایطی بودید که نیاز به یک پاسخ سریع داشتید باید حتما راه های تماس با خود را در ایمیل خود ذکر کنید. البته این نکته فقط به شرایط اضطراری محدود نمی شود، در هر شرایطی وقتی یک ایمیل ارسال می کنید باید تا جای ممکن اطلاعات تماس با خودتان را ذکر کنید تا اگر شخص مقابل نتوانست ایمیل شما را در اسرع وقت با ایمیل پاسخ دهد یا ترجیح نداد با ایمیل به شما پاسخ دهد، بتواند با شما تماس بگیرد یا در شبکه های اجتماعی برای شما پیغام بگذارد. ضمنا این اطلاعات تماس می تواند در آینده نیز می تواند برای مخاطب مفید واقع شود. ولی توجه شود که در زمان نوشتن اطلاعات تماس خود حریم خصوصی خود را نادیده نگیرید.

۵-  ایمیل خود را بازخوانی کنید

هیچ چیز بدتر از این نیست که ایمیل شما پر از غلط های املایی و دستوری باشد. پیش از ارسال ایمیل یک یا دوبار آنچه نوشته اید را بخوانید. مطمئن شوید که املای همه کلمات و همین طور نقطه گذاری ها صحیح باشند. اگر لازم بود بخش هایی که فکر می کنید نیاز به تغییر دارند را تغییر دهید.

۶- بقیه موارد را هم چک کنید

بعد از اینکه ایمیل را بازخوانی کردید باز هم مواردی هستند که باید بررسی کنید. قبل از اینکه ایمیل خود را ارسال کنید یکبار بررسی کنید و ببینید که آیا آدرس ایمیل دریافت کننده را صحیح وارد کرده اید؟ این خیلی بد است که مخاطب ایمیل شما با کسی که ایمیل را به او ارسال کرده اید متفاوت باشد. ضمنا اگر می خواهید فایلی را هم به ایمیل پیوست کنید قبل از ارسال ایمیل اطمینان حاصل کنید که فایل های مورد نظر را پیوست کرده باشید.

اگر شما هم نکته ای برای ایمیل نوشتن در نظر دارید می توانید آن را در کامنت ها با ما در میان بگذارید.

این نوشته را به اشتراک بگذارید:

من بهراد جاود هستم، یک وبلاگ نویس و تولید کننده محتوا. از سال ۸۹ که فعالیتم را به عنوان یک وبلاگ نویس شروع کردم با وبلاگ‌های زیادی همکاری داشته‌ام و تجربیات و اطلاعات زیادی در این دوران در زمینه وبلاگ نویسی و تولید محتوا کسب کردم. اکنون سعی دارم شما را هم با لذت وبلاگ‌نویسی آشنا کنم تا شاید شما هم بتوانید وبلاگ‌نویس درون خود را بشناسید و در این حرفه پیشرفت کنید.

۲۱ دیدگاه

  1. به نظرم ایمیل باید مختصر و مفید باشه و ایمیل های قالب دار با فونت ۱۰ tahoma و راست چین شده خیلی دلچسب هستند.

  2. مثل همیشه مفید و روان. ممنون

  3. ممنون از اطلاعات مفیدتون.

  4. با تشكر از اين اطلاعات مفيد
    بهترين مدل نوشتن امضا براي ايميل چه مدليه؟

    • بهراد جاود

      خواهش می کنم
      برای نوشتن امضا برای ایمیل حفظ حریم خصوصی تان از همه چیز مهم تر است. بنابراین نباید اطلاعات بیش از حد در امضا گنجانده شود. امضای ایمیل معمولا باید کوتاه و شامل اطلاعات کلی در مورد خودتان و حرفه تان و راه های تماس با شما باشد. اطلاعات خودتان بهتر است فقط شامل نام و نام خانوادگی شما باشد. اطلاعات حرفه شما می تواند بیانگر کاری که به صورت حرفه ای انجام می دهید باشد. اطلاعات تماس هم باید تنها راه های ارتباطی عمومی را شامل شود مثل ایمیل و اکانت شما در شبکه های اجتماعی. در اغلب اوقات توصیه می شود شماره تماس در امضا قرار نگیرد مگر آنکه شماره ای مخصوص به کار داشته باشید. از گذاشتن اطلاعات اضافی و مواردی که برای زیباتر شدن امضای ایمیل به کار می رود مثل عکس نیز بهتر است خودداری شود.

      • مهدی

        لطفا ترتیب صحیح قرار گرفتن اطلاعات تماس و شغلی را در انتهای ایمیل بیان کنید.

        • البته بیشتر به خودتان بستگی دارد ولی می توانید به این ترتیب امضای خود را بنویسید:
          ۱- نام و نام خانوادگی
          ۲- حرفه و تخصص
          ۳- شرکت یا وبسایتی که در آن به فعالیت می پردازید
          ۴- راه های ارتباطی
          به عنوان مثال این امضای ایمیل خود من هست:
          بهراد جاود
          نویسنده، بلاگر و مترجم
          نویسنده وب سایت یک ادمین ( ۱admin.ir )
          اکانت توییتر: behradj2@

          شما می توانید به اختیار خودتان چیزی به هر کدام از این بخش ها اضافه کنید. مثلا در بخش راه های ارتباطی علاوه بر اکانت های شبکه های اجتماعی اگر ایمیل دیگری دارید یا در سرویس های چت اکانت دارید آنها را هم ذکر کنید. ولی در مجموع همین ۴ بند اطلاعات هم کامل است و هم کافی.

  5. آیا استفاد از قالب برای ایمیل میتونه موثر واقع بشه؟
    البته اگر قرار باشه با موبایل ایمیل ارسال کنم این امکان دیگه برام وجود نداره.

    • قالب برای ایمیل تاثیر گذار هست ولی بیشتر برای خبرنامه ها از آن استفاده می شود چون هر بار از همان قالب قبلی برای ایمیل بعدی استفاده می شود و هر بار نیاز نیست قالب تغییر کند و از طرف دیگر چون مخاطبان خبرنامه ها معمولا زیاد هستند ارزش این را دارد که ایمیل با قالب خاصی ارسال شود. در مجموع اگر قالب با موضوع ایمیل همخوانی داشته باشد بسیار خوب هست ولی برای ایمیل هایی غیر از خبرنامه ها یا ایمیل های خیلی خیلی مهم الزامی نیست.

  6. مطلب بسیار جالبی بود. ممنون.

  7. آیسان

    سلام ,
    لطفا چگونگی قرار نگرفتن mail در spam را راهنمایی کنید.

  8. با تشکر از مطالب خوبتون برقرار باشین

  9. رزگار

    در نوشتن ایمیل در ارسال ایمیل باید چه چیزی نوشته شود.با تشکر

  10. با سلام و سپاس بسیار عالی نوشته بودید ممنون

شما چه دیدگاهی دارید؟

قوانین

۱- لطفا از دیدگاه‌ها برای تبلیغ مستقیم سایت خود استفاده نکنید.

۲- دیدگاه‌‌هایی که در بخش نامشان، کلمه کلیدی به کار رفته باشد تایید نخواهند شد.

برای اطلاعات بیشتر قوانین کاربری را بخوانید


آخرین نوشته‌های یک ادمین را در ایمیلتان دریافت کنید

عضو لیست ایمیلی ما شوید تا آخرین نوشته‌های یک ادمین برایتان ایمیل شود